Končí jedna éra: Přílohy ve formátu PDF už nemusíte tisknout, na e-faktuře nepotřebujete e-podpis

Od 1. ledna 2013 je účinná novela zákona o DPH, jejíž součástí je také úprava daňových dokladů. Až v na konci března však k ní vydalo ministerstvo financí metodické pokyny. Nově už není nutné e-faktury posílat pomocí speciálních systémů s elektronickým podpisem. Jaké musí mít náležitosti?

Fakturování se pro řadu firem zjednodušuje. Elektronické faktury totiž nemusejí být opatřeny elektronickým podpisem ani elektronickou značkou. Už ani není nutné je posílat pomocí speciálních systémů pro elektronickou výměnu dat.

Novela zákona o DPH, která začala platit od 1. ledna 2013, tak zjednodušeně řečeno dala elektronickou fakturu na úroveň klasické faktury - třeba v tom, že nemusí mít podpis.

Podle firem to ročně ušetří i statisíce. "Ušetří nám to náklady na poštovné, papír a toner," říká finanční ředitelka skupiny Food and Service Group, kam spadají i obchody Paneria, Terezia Kupčíková. V Tescu zase vítají, že jim odpadne skenování faktur od dodavatelů.

PDF se tak nemusí tisknout.

Řada firem totiž už dlouhou dobu posílá faktury e-mailem ve formátu PDF i bez elektronických značek a následně si je tiskne. Tato cesta dosud byla poněkud sporná - podle zákona se totiž nejednalo o elektronickou fakturu a někteří daňoví kontroloři je nemuseli jako doklad uznat. Novinkou je, že odpadá povinnost si tyto faktury tisknout. Firma ale musí zajistit, že i za několik let bude možné fakturu přečíst v běžně dostupných programech, což tedy v případě PDF problém nebude. Zákon také nestanovuje formát faktury, může tedy být v XML nebo i e-mailová příloha v podobě obrázku.

Firma také musí doložit tzv. auditní stopu čili prokázat, že k plnění v uvedené výši skutečně došlo. Zjednodušeně řečeno - pokud je faktura vystavena na dodání chladicího boxu do prodejny, takže tato chladnička opravdu existuje.

Problém s "pédefkovými" fakturami bude, jen když budou podezřelé například vysokou částkou. "Pokud má firma fakturu za internet, která jí chodí každý měsíc zhruba ve stejné výši, nejspíš to kontrola přejde. Jiná situace je, pokud budete mít fakturu v PDF a nadměrný odpočet tři miliony korun a žádný další doklad k tomu," uvedl dříve pro HN šéf České daňové správy Jan Knížek.

K zasílání elektronické faktury je zatím potřeba souhlas odběratele. V ideálním případě už dopředu ve smlouvě. Za souhlas se považuje ale i zpracování a uhrazení faktury.

Daňová správa si od změn slibuje, že firmy a podnikatelé budou k účetním dokladům čím dál více využívat elektronickou cestu.